指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。所謂文字或非文字資料及其附件係指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。